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"A convergência de dois olhares específicos em prol do bem comum"

Otimizar o processo de compras: 10 passos ara seu negócio decolar

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O objetivo principal de uma empresa é gerar lucros e ter a capacidade de, além de se manter, direcionar suas metas para voos maiores. E como se faz isso? Com investimento do capital gerado pelas vendas. Isso parece até óbvio de se dizer, mas esse exercício de memória não é por acaso, pois muitas empresas ao não otimizarem o processo de compras acabam fazendo com que o crescimento seja barrado, com investimentos feitos sem foco e retrabalhos frequentes para corrigir erros em previsões, ou mesmo o abalo à imagem da corporação perante clientes insatisfeitos.

Por esse motivo listamos 10 passos simples para otimizar o processo de compras, injetando saúde ao organismo da empresa. Confira:

1 – Diagnóstico

Faça uma reunião com todos os responsáveis por compras e avalie a cadeia de suprimentos em todas as escalas. Defina pontos fortes e fracos, as potenciais ameaças e os pontos que podem ser melhorados. Verifique quais oportunidades têm passado sem serem notadas, coloque na ponta do lápis o que precisa ser melhorado para atingir melhor produtividade e os custos gerados, bem como, a saúde de fornecedores e a relação com outros setores integrados. Uma empresa de consultoria ajudará a traçar essa análise com maior competência, com ferramentas mais adequadas e um olhar mais técnico. É aquele negócio de “quem está de fora pode enxergar melhor”.

2 – Pense no Plano de Ação

Após o diagnóstico, é hora de cuidar do paciente, ou seja, arregaçar as mangas e iniciar a ação de reestabelecimento do setor. Observe as lições tiradas e as constatações e trabalhe em cima dos pontos que tenham possibilidades reais de melhoria. Não tenha um olhar passional sobre o assunto. Por exemplo, se você observou que um fornecedor não é regular no cumprimento de entregas ou da qualidade do produto, procure outro fornecedor. No mínimo dê um ultimato ao atual. Trabalhe nas melhorias mais urgentes e que podem ser aplicadas primeiro.

3 – Use o Benchmarking

Essa metodologia que visa aumentar a qualidade de processos de gestão por meio de análises contínuas e práticas é usada no mundo todo. Nessa ferramenta, os casos de sucesso de outras empresas são tomados como exemplo e planos de melhoria são traçados aos moldes de tais companhias. Um case de sucesso de uma empresa pode servir de guia para a recuperação do setor, ao usar-se as técnicas, serviços e produtos das referências tomadas.

4 – Faça a Gestão de Fornecedores

Ampliando a análise para além das portas, verifique se o fornecedor está devidamente identificado, listado e cadastrado, estando sob constante análise pelo setor para que ofereça sempre o melhor e de forma padronizada. Os dados devem estar atualizados e as consultas devem ser constantes.

5 – Realize a Gestão de Requisições

O processo de requisições de compras feitas pelos funcionários da empresa deve estar também sob essa lupa, e um sistema mais automatizado de solicitações pode ajudar na tarefa de triagem mais apurada de todo o fluxo. Isso permite uma maior consciência do todo nos gastos e investimentos de cada setor ou profissional.

6 – Empenhe-se na Gestão de Cotações

Não adianta ganhar por um lado e perder por outro. Fazer todo um estudo para compreender como vender melhor ou administrar recursos acaba sendo ineficiente se as cotações não estiverem sendo bem executadas. Tanto com fornecedores na hora de adquirir materiais quanto na hora de fazer a interface com clientes, a cotação deve ser clara, abrangente e rápida. Deixar potenciais clientes esperando ou com dúvidas é minar uma confiança preciosa, favorecendo a concorrência. As aquisições também precisam ser executadas tomando como base a melhor cotação de preços de fornecedores.

7 – Tenha uma Gestão de Pedidos eficiente

Não perca de vista os pedidos de compra, sempre mantendo organizados e com acesso rápido na hora de consultar. Observe o estoque e a necessidade de futuras reposições, acompanhando a etapa de recebimento de cada material proveniente dos fornecedores.

8 – Trabalhe com uma boa Gestão do Pagamento

Os produtos solicitados devem ter datas de pagamentos controladas, tendo sempre uma boa relação com fornecedores e canal aberto para aprimoramentos. Não é porque um fornecedor tem um padrão para outras empresas que não pode efetuar um trabalho mais personalizado, caso sua empresa precise. Pague sempre em dia e terá aliados nesta luta diária.

9 – Tenha sempre Funcionários Habilitados

Camisa de time não ganha jogo, portanto, a empresa por maior que seja, contará com seus funcionários como uma equipe conta com os jogadores. Na hora da decisão os talentos individuais contam muito. Todos precisam vislumbrar com clareza a estratégia da empresa, com treinamentos em dia e com ferramentas suficientes para o bem coletivo. Precisam entender que fazem parte do todo e que cada ação que executam reverbera nos demais.

10 – Faça uma Análise dos Resultados

Após visualizar os pontos de melhoria, aplicar as ferramentas e soluções propostas, é hora de ver os pontos bem sucedidos e o que ainda precisa de melhorias. Esse processo praticamente não termina e deve ser adotado como um exercício diário. Algumas mudanças deverão ser internalizadas por cada membro da equipe até que consigam aplicá-las naturalmente, seja em um simples telefonema de cotação, seja em uma compra maior.

E você, o que está fazendo para otimizar o processo de compras da sua empresa? Conte para a gente na seção de comentários abaixo!

Fonte: http://www.ibid.com.br/10-passos-simples-para-otimizar-o-processo-de-compras/

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Autor: Robson Cavalcanti

Sou um Cristão, Leigo, Teólogo, muito bem casado com uma esposa maravilhosa e empreendedora magnifica que é a Érika. Gosto de humor e da reflexão teológica, principalmente a produzida na América Latina, mais conhecida como Teologia da Libertação. Gosto de buscar conhecimento, gosto de ousar, gosto de arriscar mesmo que as vezes possa errar, pois afinal, somos seres em continua construção, Deus ainda não me terminou!

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